Pengertian Tentang Surat Resmi

SURAT 

Belajar tentang Surat Formal - Secara umum surat adalah alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi dalam bentuk tertulis di atas selembar kertas oleh satu pihak kepada pihak lain sebagai individu, kelompok atau organisasi. Surat sendiri memiliki bermacam-macam yang sangat beragam, salah satunya adalah surat resmi. Jadi apa itu surat? Bagaimana cara menulisnya? Mari kita perhatikan pembahasan kiriman berikut ini.

A. Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk keperluan kedinasan atau kedinasan oleh pihak-pihak tertentu, baik perorangan, organisasi, instansi atau badan tertentu untuk saling berkomunikasi secara resmi.

Surat itu sendiri disusun berdasarkan aturan dan peraturan yang ditetapkan, seperti penggunaan bahasa baku, isi surat harus jelas dan efektif, dan penyusunan yang cermat bila perlu.

Meskipun surat formal sering digunakan untuk tujuan pribadi, surat itu juga selalu ditulis menurut format dan aturan tertentu. Contoh surat resmi yang digunakan secara pribadi adalah surat undangan pernikahan. 

B. Tujuan Surat Resmi

Tujuan Surat Resmi dikeluarkan adalah untuk mengkomunikasikan persyaratan dalam bentuk pemberitahuan, lisensi, penugasan, pemberitahuan, dll. karyawan perusahaan atau organisasi terkait. Teks dalam kiriman ini harus menggunakan format formal tertentu dalam bahasa standar.

C. Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi tertentu yang tidak dapat Anda temukan pada jenis surat lainnya. Mengacu pada pengertian dispatch yang telah dijelaskan di atas, berikut beberapa fungsi dari dispatch, antara lain:

1. Merupakan sarana penyampaian informasi dan pengumuman hal-hal tertentu dari satu pihak ke pihak lain, misalnya penyampaian suatu gagasan atau pemikiran.
2. Suatu kiriman dapat berupa bukti tertulis yang sepenuhnya otentik berupa dokumen yang isi suratnya dapat dipercaya dan dibuktikan.
3. Merupakan instruksi kerja dalam melaksanakan suatu kegiatan atau kegiatan yang di dalamnya pengiriman ini memuat langkah-langkah kerja untuk suatu pekerjaan tertentu.
4. Sebagai sarana untuk mengingatkan penerima surat, baik perorangan, organisasi maupun organisasi. Oleh karena itu pengiriman ini harus didokumentasikan agar nantinya dapat digunakan sebagai data.
5. Sebagai bukti sejarah sekaligus sebagai bukti kronologis.

Meskipun saat ini telah tersedia berbagai sarana teknologi, seperti surat elektronik atau surat elektronik, dan lain-lain, namun peranan kiriman tercetak tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, baik untuk keperluan bisnis, pengumuman, keperluan bisnis dan beberapa keperluan lainnya. .

D. Ciri-ciri Surat Dinas

Bagi anda yang masih bingung dan belum bisa membedakan ciri-ciri apa yang dimiliki surat dinas ini. Berikut ciri-ciri surat resmi yang perlu Anda ketahui untuk mengenalinya dengan mudah, antara lain:

1. Surat dinas menggunakan bahasa baku menurut Aturan Ejaan Lanjutan dan Bahasa Indonesia atau EYD, termasuk kosakata, frasa, dan tata bahasa yang digunakan.
2. Ditulis dalam bahasa yang ringkas, efektif, kuat dan mudah dipahami dari segi maksud dan isi. 
3. Tidak menggunakan bahasa yang tersirat tetapi menggunakan bahasa yang eksplisit.
4. Bentuk hingga membentuk balok penuh, balok setengah atau balok cekung.
5. Bagian judul adalah bagian yang mengacu pada pihak yang mengeluarkan surat dinas.
6. Bagian dari pesan resmi termasuk nomor pesan, subjek, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran, jika berlaku.
7. Pengiriman meminta segel khusus atau segel untuk kasus khusus.
8. Memiliki bentuk yang sistematis dan ditulis menurut aturan baku. 

E. Persyaratan Surat Dinas

Sekarang Anda perlu memahami bagaimana persyaratan akan muncul dalam surat resmi. Mari kita simak semua penjelasan berikut ini bersama-sama. Saat menulis kiriman ini, ditulis dalam format yang ada, sebagai berikut:

• Untuk bagian penulisan, format surat dinas ini mirip dengan surat dinas, sehingga untuk menulis surat dinas harus mengikuti standar surat dinas dengan peraturan yang ada.
• Isi surat dinas ini harus ditulis secara singkat, jelas dan padat. Intinya, ditulis dengan kata-kata yang tepat dan tidak terlalu panjang dan membingungkan.
• Bahasa harus menggunakan bahasa baku, sopan dan mudah dipahami.
• Menulis surat resmi harus memberikan citra yang baik kepada instansi atau organisasi yang menulisnya.

F. Berbagai Macam Surat

Setelah mengetahui pembahasannya, kini Anda pasti sudah paham dan tahu arti dari Surat tersebut bukan? Mari simak pembahasannya secara lebih luas dengan memperluas pengetahuan Anda tentang jenis-jenis Surat yang perlu Anda ketahui, sebagai berikut:

1. Surat keputusan adalah surat keputusan yang tertuang dalam surat dinas yang bertujuan untuk menyampaikan keputusan atasan mengenai hal-hal yang tidak pasti atau tidak jelas. Umumnya surat ini berkaitan dengan keputusan instansi atau institusi, seperti keputusan pengangkatan pejabat.
2. Surat Permohonan adalah surat yang ditujukan untuk meneruskan suatu lamaran (Permohonan) kepada pihak lain yang dituju. Surat permintaan ini banyak ditemukan di aplikasi bantuan keuangan, aplikasi perceraian, surat banding, dan banyak lagi.
3. Surat Perintah adalah surat yang dimaksudkan untuk memberikan instruksi kepada pihak lain untuk menerima surat tersebut. Tugas-tugas tersebut sering dijumpai dalam kehidupan sehari-hari, misalnya tugas perjalanan bisnis, tugas lembur, tugas rumah sakit lainnya, dll.
4. Surat Kuasa adalah surat yang dimaksudkan untuk memberikan kuasa atau wewenang kepada pihak lain. Misalnya, kuasa pembayaran pajak, kuasa pembayaran bank.
5. Surat Panggilan/ Undangan adalah surat yang ditujukan untuk mengundang atau memanggil seseorang dalam suatu keperluan tertentu. Panggilan ini dapat diterima dalam panggilan dengan konotasi baik atau buruk. Contohnya antara lain surat panggilan polisi, surat panggilan nikah, surat panggilan kerja, dan lain-lain.
6. Surat Edaran adalah surat yang berisi informasi tentang suatu peristiwa atau kegiatan pada waktu tertentu yang dikirimkan kepada masyarakat, dsb. Misalnya, surat edaran tentang lowongan ujian, surat edaran untuk mendapatkan buletin, surat edaran tentang waktu istirahat semester, dll.

G. Struktur Surat Dinas

Surat-surat biasanya hanya surat yang ditulis dalam format yang tepat. Hal terpenting dalam sebuah surat, selain isi, juga perlu diketahui struktur surat, struktur surat secara umum hampir sama, hanya pada bentuk surat kepada siapa. Namun, Anda dapat melihat struktur surat resmi sebagai berikut:

1. Kertas Kop Surat atau Lettering Paper. Header atau disebut juga header ini adalah bagian dari header yang memuat data informasi pengirim seperti logo instansi atau organisasi, nama instansi atau organisasi, alamat, nomor telepon dan email instansi atau organisasi tersebut.
2. Nomor surat adalah nomor yang tertulis pada pesan, tujuannya untuk memudahkan pengirim dan penerima mengetahui jumlah pesan yang telah dikeluarkan dalam jangka waktu tertentu (bulan atau tahun).
3. Tanggal pengiriman : Surat itu harus diberi tanggal. Bagian ini akan menunjukkan kapan surat itu sampai ke penerima, jadi ini penting.
4. Lampiran : Lampiran atau item, khususnya dokumen pendukung dalam surat, harus dilengkapi jika memungkinkan, yang berisi dokumen tersebut.
5. Alamat tujuan adalah bagian yang perlu dicermati. Alamat tujuan ini biasanya ditulis singkat di dalam surat, tetapi di sampul surat tertulis.
6. Bagian salam adalah kata pembuka dalam surat yang biasanya ditulis secara baku dan formal, dengan menggunakan bahasa yang sopan, jelas, dan dapat dimengerti.
7. Isi surat adalah salah satu yang harus diteliti. Isi surat ini dimaksudkan untuk menyampaikan informasi yang dimaksudkan pengirim kepada penerima. Penggunaan bahasa pada badan surat harus tepat dan benar. Maksud dari tujuan harus jelas, singkat dan padat, tidak bertele-tele, dll.
8. Salam penutup merupakan ungkapan kesantunan dalam surat menyurat. Salam penutup biasanya singkat, jelas, dan padat. Biasanya hanya beberapa kalimat dalam salam penutup.
9. Tanda tangan pengirim adalah pihak yang bertanggung jawab atas informasi dalam pesan termasuk nama lengkap dan tanda tangan pengirim.
10. Tembusan : Tembusan dapat dibuat jika surat itu harus diketahui pihak lain. Umumnya seperti salinan atau reproduksi kiriman.

H. Bagaimana Cara Menulis Surat Resmi

Pada dasarnya, poin umum untuk mengetahui cara menulis surat formal adalah mengetahui struktur internal surat tersebut. Selain itu, penggunaan bahasa yang tepat dan tepat dalam teks. Indonesia sendiri dalam penulisan surat dinas juga menggunakan bahasa Indonesia dengan ejaan yang sudah diterapkan. Oleh karena itu, harap dicatat bahwa ketika menulis surat dalam format standar, perlu mengikuti struktur pengiriman empat bagian seperti yang tercantum di bagian pra-pembacaan.

Menulis surat tidak sepenuhnya mudah, namun ada banyak hal yang perlu kita perhatikan. Kesalahan sekecil apapun dalam menulis surat akan merusak surat tersebut. Ada beberapa hal yang perlu diketahui untuk menghindari kesalahan yang tidak terduga, seperti berikut ini:

• Saat menulis tanggal, nama tempat tidak perlu diprioritaskan jika sudah tertulis di kop surat atau kop surat dan nomor tahun tidak perlu diberi tanda.
• Pada bagian lampiran biasanya terdapat dokumen pendukung seperti kuitansi, brosur atau fotokopi. Ini tidak perlu dilampirkan pada surat, cukup ditulis jumlahnya saja dalam surat. Namun jika tidak ada lampiran, maka lampiran kata tidak perlu dicantumkan dan dapat dilanjutkan langsung dengan menuliskan nomor surat dan subjeknya.
• Untuk topik atau bagian masalah, harus pendek dan hanya relevan dengan masalah. Hal ini akan memudahkan pembahasan makna surat tersebut. 4 Tidak perlu menambahkan kata To di awal bagian alamat karena alamat yang dituju sudah jelas bagi penerima pesan.

I. Perbedaan Mendasar Antara Surat Resmi dan Tidak Resmi

Ada perbedaan mendasar antara surat resmi dan surat tidak resmi, yaitu penggunaan bahasa dan tulisan. Surat dinas menggunakan Ejaan Lanjutan atau bahasa yang sesuai dengan EYD dengan beberapa ketentuan khusus yang diterapkan.